Hitta rätt ekonomilösning till ditt bolag
Valet av ekonomilösning är ett av de mest strategiska besluten ett växande bolag tar. Det är en grundfråga där lösningen som passar er bäst beror på hur ni jobbar, hur ni vill växa och hur mycket ansvar ni vill bära internt.
Tre företag kan ha samma omsättning men behöva helt olika lösningar. Det ena kanske lever på tio stora projekt där timmar, beläggning och marginaler måste följas dagligen. Det andra kanske har tusentals transaktioner där automatisering och intern kontroll är viktigare än projektlogik.
Det tredje kanske är en koncern med flera bolag och valutor, där utmaningen inte är enskilda verifikationer utan att få en gemensam helhetsbild. Jämför man enbart funktioner missar man det som blir avgörande i praktiken: vad eller vem som håller ihop processen.
Om systemet skaver i fogarna
Ekonomi är ett område i ett bolag där små störningar blir dyra i det tysta. En extra timme här, en sen attest där, en periodisering som glider över månadsskiftet. Det märks sällan direkt, men samlas som grus i maskineriet. Till slut har ett berg ackumulerats, ofta utan att det ens går att peka ut när det hela började. Därför är valet av ekonomilösning det som avgör hur snabbt man kan få en rättvis bild av läget och om man kan luta sig mot processen när verksamheten förändras eller växer.
Det första ni behöver ha i åtanke när ni jämför olika lösningar är var ni vill att ansvaret ska ligga. Vem som ser till att siffrorna blir rätt, i rätt tid och med minsta möjliga möda. Det är ett beslut som behöver fungera långsiktigt, även när ni förändras, växer i volym eller byter personer i nyckelroller.
Vad ska en ekonomilösning klara?
En modern ekonomilösning behöver kunna fånga hela flödet från början till slut. Inkommande leverantörsfakturor ska tolkas och attesteras, betalningar ska ske kontrollerat, kundfakturor ska gå ut utan besvär, bankavstämningar ska inte bli till ett manuellt detektivfall, periodiseringar ska göra att rapporterna går att använda och ett bokslut ska bli rutin istället för en kamp.
I många bolag blir dessutom tid, projekt, utlägg och ibland lön avgörande beståndsdelar. Då handlar ekonomisystemet om att knyta ihop verksamheten så att data rör sig smidigt från underlag till beslut.
Sedan kommer en annan dimension som ofta hamnar lite i skuggan när man pratar effektivitet, vilket är regelefterlevnad och spårbarhet. Det behöver vara system på plats som säkerställer att regler uppfylls och att misstag fångas upp. Fakturor måste vara kompletta, moms och skatter ska hanteras korrekt, attestflöden ska gå att följa i efterhand och behörigheter behöver vara rimligt uppdelade när fler personer ska in i processen.
Det är ofta här som system och arbetssätt får visa vad de går för. Ett upplägg kan kännas snabbt när allt går som det ska, men kan fallera på en gång när det uppstår avvikelser, revision eller tillväxt. Det går att jämföra ekonomilösningar på många olika sätt, men i praktiken hamnar de flesta bolag i ett av tre upplägg.
Intern drift
Den första kategorin är programvara och egen ekonomi internt. Ni köper ett eller flera system och driver processen själva. Fördelen är kontroll och möjlighet att forma rutinerna efter verksamheten. Ni kan bygga rapportering och styrning på det sätt som passar er och ändra arbetssätt när ni behöver det. Ett team som känner organisationen väl kan dessutom skapa strategiskt värde.
En nackdel är att ni också äger kompetensrisk, bemanning och förvaltning. När en nyckelperson slutar eller när en tillväxtfas kräver tätare uppföljning blir systemet snabbt bara ett verktyg, medan belastningen hamnar på teamet. Om det krävs flera system för att täcka helheten kan det också innebära onödigt mycket integrationer, manuell hantering, felsökning och det blir svårare att se vad som händer. Särskilt om dessa system har svårt att prata med varandra. Det leder till tidskrävande administration för ekonomiteamet och en dyr helhet med höga fasta kostnader på sikt.
I det här upplägget ser man ofta att bolag väljer mer omfattande system som är byggda för att kunna bäras av ett internt team. NetSuite är ett exempel på system när organisationer vill ha en bred omfattning och en gemensam datamodell som kan hantera flera bolag, enheter och valutor i samma instans. Xledger är ett exempel som kommer upp när det rör sig om flerbolag, koncernrapportering och skalbarhet och om man vill få struktur utan att varje dotterbolag blir ett eget systemprojekt. För projektintensiva tjänstebolag brukar Deltek Maconomy nämnas, som lägger vikt vid att projektekonomi och resurslogik ska sitta ihop.
Gemensamt för de här valen är att de ofta blir bäst när det finns internt ägarskap och en tydlig vilja att förvalta plattformen över tid. Den här modellen kan vara passande när man medvetet vill bygga en stark intern ekonomifunktion, men den kräver att man vill äga ekonomiarbetet fullt ut och har kapacitet att driva förbättringar löpande.
Extern drift
Det andra upplägget är programvara kombinerat med redovisningsbyrå eller extern partner. Ni använder ett system, men lägger stora delar av den löpande hanteringen och bokslutet externt. Det kan ge trygghet och frigöra tid, särskilt om ni saknar ekonomifunktion eller vill hålla den så begränsad som möjligt.
För många fungerar modellen bra om man inte vill ha full insyn i alla delar, men den kräver också tydliga gränssnitt, ansvar och förväntningar. Utmaningar uppstår ofta när bolaget blir mer komplext, för då kan det uppstå ett glapp mellan byråns processer och företagets behov. Dessutom kan rådgivning, ändringar och ad hoc-arbete snabbt bli dyrt eftersom det ofta timdebiteras. Det finns även kombinationer där bolaget väljer en lättare plattform och kompletterar med byråns kompetens för bokslut, deklaration och kvalitetssäkring.
Visma Spcs, som nu har namnet Spiris, och Bokio är exempel på lösningar som många mindre och växande bolag använder för att få flöden kring bokföring, fakturering och bankkoppling, samtidigt som en extern partner tar ett större grepp om stängning och årsprocesser. Björn Lundén är ett annat alternativ i samma breda segment, ofta valt av bolag som vill ha tydlig struktur kring ekonomin. Hogia dyker också upp i många organisationer som vill ha ett systemstöd ibland kombinerat med extern hjälp beroende på hur man vill bygga sin ekonomilösning.
Delad drift
Det tredje upplägget är hybridmodeller där plattform och leverans sitter ihop, som ibland kallas “Finance-as-a-Service”. Här köper man inte bara ett system utan även ett arbetssätt och ett team som driver delar av processen tillsammans med bolaget. Det kan vara en tilltalande mellanväg för företag som vill växa utan att ekonomilösningen blir en flaskhals, samtidigt som man vill behålla överblick, arbetstakt och kontroll över data.
Vinsten ligger ofta i minskat personberoende och mer standardiserade flöden, där kvalitetssäkring och rutiner inte hänger på enskilda individer. Kostnaden är att man i gengäld behöver acceptera ett mer gemensamt arbetssätt och ibland mindre frihet att göra allt på exakt det sätt man är van vid, eftersom poängen är att arbetet ska gå snabbare när många moment redan är designade, automatiserade och kvalitetssäkrade.
I den här kategorin kan man se aktörer som Kleer, där idén är att plattformen inte bara ska vara ett system, utan en del av en tydligare leverans. Med en ekonomilösning från Kleer samlas allt i ett och samma system. Allt från bokföring och lön till fakturering och rapportering. Lösningen är utformad för att passa bolag som vill ha mer ordning och bättre insyn utan att bygga en stor intern ekonomiavdelning, och är dessutom skalbar när verksamheten växer.
Lönesystem inom eller utanför ekonomilösningen
Lön hamnar nästan alltid i ekonomidiskussionen eftersom det är en återkommande, regelstyrd del i företagets rutin varje månad. Vissa vill ha lön integrerat för att slippa glapp mellan underlag, bokföring och betalning. Andra vill ha lönen separerad, eftersom kollektivavtal, avvikelser, volym eller internationella krav gör löneprocessen till en gren för sig.
Därför är det vanligt att ekonomilösningar kombineras med lönepartners, inte minst i organisationer där man vill avlasta risk och säkra specialistkompetens. SD Worx är ett exempel på en aktör som ofta kopplas till löneleverans och HR-stöd när man vill skala utan att bygga hela kompetensen internt.
Implementering av en ny ekonomilösning
Oavsett vilket alternativ man väljer är själva bytet en aspekt i sig. Ett byte av system innebär att byta vanor, roller och informationsflöden. Underlag ska flyttas över, integrationer ska byggas, behörigheter ska definieras och människor ska förstå hur de förväntas arbeta i det nya upplägget. En smidig implementering är med och skapar en struktur som är hållbar för framtiden, där ekonomin fortsätter fungera när ni får fler anställda, fler transaktioner och högre krav på uppföljning.
Den bästa ekonomilösningen är den som blir en stabil del av era processer och som gör att ni slipper tänka på den, just för att den fungerar. Den ska frigöra tid, minska risker och ge en överblick där siffrorna är en trygg återspegling av verkligheten. Ni vill kunna lita på att marginalen ni ser är marginalen ni har, och att beslut ska tas när de fortfarande går att påverka. Om ni jämför utifrån modell och ansvar, och därefter väljer system och leverantör, blir valet mer träffsäkert och hållbart.
Det allra första steget är att syna nuläget. Har ni en ekonomilösning som hjälper er att växa eller som håller er tillbaka?